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Titel
Text copied to clipboard!Beauftragter für Dokumentenmanagement
Beschreibung
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Wir suchen einen engagierten Beauftragten für Dokumentenmanagement, der für die effiziente Verwaltung, Organisation und Kontrolle aller dokumentenbezogenen Prozesse innerhalb unseres Unternehmens verantwortlich ist. In dieser Rolle sind Sie die zentrale Ansprechperson für alle Fragen rund um das Dokumentenmanagementsystem (DMS) und stellen sicher, dass alle Dokumente den gesetzlichen, regulatorischen und unternehmensinternen Anforderungen entsprechen.
Zu Ihren Hauptaufgaben gehört die Entwicklung, Implementierung und kontinuierliche Verbesserung von Dokumentenmanagementrichtlinien und -verfahren. Sie arbeiten eng mit verschiedenen Abteilungen zusammen, um sicherzustellen, dass Dokumente korrekt erstellt, klassifiziert, gespeichert, archiviert und bei Bedarf vernichtet werden. Dabei achten Sie besonders auf Datenschutz, Informationssicherheit und Compliance.
Darüber hinaus sind Sie für die Schulung von Mitarbeitenden im Umgang mit dem DMS verantwortlich und unterstützen bei der Einführung neuer Systeme oder bei der Migration bestehender Daten. Sie analysieren bestehende Prozesse, identifizieren Optimierungspotenziale und setzen Verbesserungsmaßnahmen um. Die Erstellung von Berichten und Statistiken zur Dokumentennutzung und -effizienz gehört ebenfalls zu Ihrem Aufgabenbereich.
Ein hohes Maß an Genauigkeit, Organisationstalent und technisches Verständnis sind für diese Position unerlässlich. Idealerweise verfügen Sie über Erfahrung im Umgang mit gängigen DMS-Tools und haben Kenntnisse in relevanten Normen wie ISO 9001 oder ISO 27001.
Wenn Sie eine strukturierte Arbeitsweise, ein ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein und Freude an der Arbeit mit digitalen Systemen mitbringen, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
Verantwortlichkeiten
Text copied to clipboard!- Verwaltung und Pflege des Dokumentenmanagementsystems
- Entwicklung und Umsetzung von DMS-Richtlinien
- Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher und interner Vorgaben
- Schulung von Mitarbeitenden im Umgang mit dem DMS
- Koordination der Dokumentenarchivierung und -vernichtung
- Zusammenarbeit mit IT und Fachabteilungen
- Durchführung von Audits und Qualitätskontrollen
- Erstellung von Berichten und Statistiken
- Optimierung dokumentenbezogener Prozesse
- Unterstützung bei Systemmigrationen und -einführungen
Anforderungen
Text copied to clipboard!- Abgeschlossene kaufmännische oder IT-Ausbildung
- Erfahrung im Dokumentenmanagement
- Kenntnisse in DMS-Software (z. B. DocuWare, SharePoint)
- Verständnis für Datenschutz und Compliance
- Strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
- Gute Kommunikationsfähigkeiten
- Teamfähigkeit und Eigeninitiative
- Kenntnisse in ISO-Normen von Vorteil
- Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Grundkenntnisse in Projektmanagement
Potenzielle Interviewfragen
Text copied to clipboard!- Welche Erfahrungen haben Sie mit Dokumentenmanagementsystemen?
- Wie stellen Sie die Einhaltung von Datenschutzrichtlinien sicher?
- Wie gehen Sie mit widersprüchlichen Anforderungen verschiedener Abteilungen um?
- Welche DMS-Tools haben Sie bereits verwendet?
- Wie organisieren Sie die Archivierung von Dokumenten?
- Wie schulen Sie Mitarbeitende im Umgang mit dem DMS?
- Wie gehen Sie mit vertraulichen Informationen um?
- Welche Maßnahmen ergreifen Sie zur Prozessoptimierung?
